Документооборот в книжном деле и других отраслях бизнеса

До наших дней дошло немалое количество всевозможных документов. Благодаря этому мы можем узнать и изучить историю, особенности быта того или иного населения, народа, этические нормы и законодательную основу любого государства. Изобретение письменности произошло почти одновременно с созданием документов. Более того, считается, что именно из-за потребности в различных документах и возникла письменность.

Со временем документы стали неотъемлемой частью государственной жизни. Сегодня делопроизводство - основная составляющая деятельности любой организации или фирмы.

В современном понимании делопроизводство — это деятельность, направленная на создание документов и организацию работы с ними. Без нее невозможно осуществление взаимосвязи между частными лицами и государственными органами управления, предприятиями.

Организация делопроизводства предполагает создание и хранение документов, а также их учёт и движение. Ответственность за организацию этого процесса несёт руководитель компании.

Документооборот подразумевается процесс так называемого движения документов организации с момента их получения/создания и до момента отправки. Складывается он из 3-х частей: внутренняя, входящая и исходящая документации.

Внутренняя документация – это распорядительные и организационные документы, внутренняя переписка, акты, планы, отчёты, бухгалтерская отчетность (балансы, счета-фактур и накладные, акты выполненных работ, авансовые отчеты бланки и другие закрывающие документы и т.д.)

Входящая – заявки, предложения, жалобы, указания вышестоящих организаций, отчёты, договоры, сертификаты.

Исходящая документация – это информационные документы организации, ответы на входящую документацию.

В последнее время стала популярной и востребованной система электронного документооборота. Для подобной деятельности на сервере компании создаётся база данных. В базу заносятся все документы организации. Доступ к информации осуществляется через Интернет либо по локальной сети.

Основными задачами подобной системы является организация и хранение документов с возможностью их повторного использования.

Внутренняя сеть или локальная носит название интранет. Это Интернет в миниатюре, так как для его построения используются те же самые технологии и понятия. Интранет не всегда обеспечивает доступ к Интернет-ресурсам. Характерным для интранета является унификация обработки, хранения и доступа к документам, что позволяет сотрудникам наиболее продуктивнее и эффективнее работать.

Кроме того, используется ещё понятие экстранет. Благодаря экстранету некоторые клиенты фирмы, поставщики получают доступ к внутренней базе данных компании. Экстранет, в свою очередь, включает как внутреннюю сеть, так и внешнюю (Интернет).

Кроме того, для эффективной работы организации используется корпоративный портал. Это видимая для использования часть внутренней сети. Основными функциями корпоративного портала являются общение между сотрудниками (форум), публикация информационных и новостных статей, материалов для работников компании, создание базы документов.